Во время офисной работы, при отправке резюме или при непосредственном контакте с клиентом-ситуации, когда нужно писать официальные письма, случаются неоднократно, поэтому полезно знать правила ведения деловой переписки. Знаете ли вы, как начать официальную почту и что она должна содержать? посмотрите, как создать электронную почту, совместимую как с правилами орфографии, так и с языковой этикой. Рекомендуем почитать много интересных новостей https://zelv.ru/ на сайте .
Прежде чем вы узнаете, как шаг за шагом писать корпоративное письмо, помните основное правило-рабочее сообщение должно быть построено так же, как неофициальное письмо: оно должно иметь свое начало (прямое возвращение получателю), основную часть и окончание. Как именно это выглядит с письмом официального характера? знайте самые важные советы.
Как начать письмо, то есть советы по применению фраз, инициирующих сообщение
Наиболее распространенной и универсальной фразой, начинающейся с официальной почты, является формула уважаемый. Такое решение применяется, если вы не знаете, пишете ли вы сообщение мужчине или женщине.
Примечание. Если адрес электронной почты четко указывает на пол получателя или вы понимаете, кто это, возврат уважаемый должен быть заменен формулировкой уважаемый сэр или уважаемая госпожа.
В официальной переписке (так же, как и в частной почте) лучше избегать начала сообщения с привета. Используя эту фразу, получатель ставит себя в более привилегированное положение, чем получатель. Хотя не все знают о обертоне вышеупомянутого приветствия, следует предположить, что некоторые люди могут обидеться, увидев такое начатое сообщение.
Как еще можно начать официальную переписку? есть еще варианты возврата:
- доброе утро-однако обратите внимание, что не всегда сообщения отправляются и читаются в течение дня;
- привет / привет – эти формулировки, известные из неофициальной переписки, можно использовать, если вы находитесь в близких отношениях с получателем (хотя бы с коллегой).
После каждого обращения к получателю нужно ставить запятую (не восклицательный знак), а следующую строчку сообщения начинать строчной буквой. Если вы в очередной раз отвечаете одному и тому же человеку на официальную почту, то можете отказаться от прямого возврата получателю и сразу перейти к основной части письма.
Посмотрите, как организационная культура влияет на управление бизнесом>>
Как написать содержание письма, то есть советы по передаче наиболее важной информации получателю
Официальная почта должна быть как можно короче. Это означает, что в содержание сообщения должна быть включена только самая необходимая информация. Поэтому не забудьте:
- писать конкретно – то есть точно излагать свои мысли, отдавать команды и т.,
- использовать короткие предложения-получатель лучше и быстрее поймет их,
- избегайте общих-ничего не несущих к содержанию электронной почты.
Если у вас есть для передачи нескольких сведений одновременно, рекомендуется использовать пули (англ. Bullets). Вы также можете выделить или жирным шрифтом выбранные фрагменты. Также хорошо иметь в виду разбиение более длинных фрагментов текста на абзацы. Графическое разделение сообщений облегчит получателю понимание электронной почты.
Внимание! если сообщение начинается с формулы уважаемая леди / уважаемый сэр, в теле письма также поддерживайте эту форму. Итак, напишите: не могли бы вы / не могли бы вы отправить…, вместо того, чтобы вы могли отправить…
Как закончить письмо, то есть советы по вежливым фразам в конце сообщения
Каждое письмо, начинающееся в формальном тоне, должно заканчиваться таким же образом. Поэтому, если вы использовали возврат в начале, уважаемые дамы и господа, пожалуйста, напишите с уважением или с уважением в конце. Такая форма переписки очень приветствуется, особенно при отправке резюме или при первых контактах с новым клиентом.
Внимание! после вежливых фраз, заканчивающих сообщение, запятая не ставится. Этот знак препинания встречается только в окончаниях писем на английском языке.
Немного менее официальная, но все же правильная форма-это возврат я соединяю приветствия. Эти типы формулировок вы можете себе позволить, если вы переписываетесь с коллегой или человеком, которого знаете в частном порядке.
Под каждой официальной почтой вы также должны подписаться. Вы можете сделать это, введя полное имя (вместе с сообщением) или – если это еще один ответ на сообщение-добавив сами инициалы. В компаниях, особенно тех, кто занимается офисной работой, каждый сотрудник имеет свой нижний колонтитул в форме сообщения (с именем получателя и данными компании, которую он представляет).
